Im fünften Teil der Serie «Hinter den Kulissen der Mission Limmi» berichteten wir über unser neues Arbeitsplatzkonzept, die Projektkoordination mit dem LIMMI und unsere neue Telefonanlage. Im sechsten Teil geht es nun um die finale Projektphase, in der die baulichen Massnahmen abgeschlossen werden, wir unsere Testumgebung aufbauen und die letzten Vorbereitungen für den definitiven Umzug treffen.
Während auf Seiten der RSL die Vorbereitungen für den physischen Umzug der Geschäftsstelle getroffen werden und die Belegschaft schrittweise in den Veränderungsprozess einbezogen wird, laufen die baulichen Massnahmen in den neuen Räumlichkeiten auf Hochtouren. Eine Trockenbauwand soll das Tageszentrum im LIMMI vom Empfangsbereich der RSL abtrennen. Zudem müssen die ganzen EDV-Installationen auf unsere Bedürfnisse angepasst und entsprechend verkabelt werden. Zu guter Letzt braucht es in der Tiefgarage Ladestationen für unsere E-Bike-Flotte und im ganzen Gebäude eine entsprechende Signaletik, damit die Kunden, Angehörigen und sonstigen Besucher die Geschäftsstelle auch finden. Parallel dazu wird in der RSL intensiv an neuen Prozessen für die neue Geschäftsstelle gearbeitet. Zudem braucht es ein Schulungskonzept, um alle Mitarbeitenden am neuen Ort gut einzuführen und ihnen die erforderliche Sicherheit in der neuen Umgebung zu vermitteln. Und natürlich steht am Ende des Projekts auch der eigentliche Umzug bevor. Bis zu diesem Ereignis heisst es nochmals kräftig ausmisten, sortieren und einpacken.
Im Mai 2023 ist es dann soweit. Wir können die neuen Räumlichkeiten offiziell beziehen und haben nun uneingeschränkten Zugang zur zukünftigen Geschäftsstelle. Noch sind zwar nicht alle Umbauarbeiten definitiv abgeschlossen, aber es reicht, um die geplante Testumgebung einzurichten. Die Testumgebung soll dazu dienen, den Betrieb am neuen Standort auszuprobieren. Allfällige technische Probleme sollten so frühzeitig identifiziert und behoben werden. Zudem möchten wir mit der Testumgebung einen Rahmen schaffen, um die Mitarbeitenden schon vor dem endgültigen Umzug etwas an die neuen Räumlichkeiten heranzuführen. Ein weiterer Effekt der Testumgebung ist, dass wir in einer ersten Zügeletappe auch einen ersten Eindruck in Bezug auf die Zusammenarbeit mit dem Zügelunternehmen bekommen. Dieser Eindruck findet in einem kleinen Rahmen statt, so dass wir auf unserer Seite die Vorbereitungen für den ‹grossen Umzug› nochmals evaluieren und anpassen können.
Wir starten mit ein paar wenigen Arbeitsplätzen, die wir so einrichten, wie sie dann später auch ausgestattet sein werden. Von diesem Moment an ziehen die kommenden Wochen wie im Schnellzugtempo an uns vorbei. Es gibt nun definitiv kein Zurück mehr und die Aufbruchstimmung hat die RSL vollumfänglich erreicht. In der Testumgebung werden regelmässig unterschiedliche kleine Subteams geplant, die am neuen Standort bereits voll produktiv arbeiten können. Kleinere technische Mängel können so effektiv aufgedeckt und korrigiert werden. Parallel dazu finden auch Schulungen und Begehungen des LIMMI-Campus statt, so dass alle Mitarbeitenden am neuen Standort eingewiesen und sich direkt vor Ort ein Bild machen können. Auch in diesem Rahmen bekommen wir von den Mitarbeitenden immer wieder wertvolle Inputs, wo noch Fragen und oder Prozesse geklärt werden müssen.
Der aufwändigste Teil findet in dieser Zeit in der ‹alten› Geschäftsstelle in Dietikon statt. Jeder einzelne Gegenstand muss mindestens einmal in die Hand genommen werden. Entweder er wird danach eingepackt / für den Umzug markiert und kommt mit an den neuen Standort oder er wird entsorgt resp. verkauft oder verschenkt. Es ist erstaunlich, was sich in 15 Jahren alles so ansammeln kann. Aber das Loslassen von alten, nicht mehr benötigten Dingen kann auch sehr befreiend wirken. Das Ganze führt natürlich dazu, dass es in der Geschäftsstelle in Dietikon zunehmend chaotischer aussieht. Wir alle kennen das ja aus dem privaten Rahmen, wenn man umziehen muss. Etliches Mobiliar, das wir nicht mehr mitnehmen können, was aber noch brauchbar ist, geben wir günstig oder gratis an andere Organisationen weiter. Wir können so etlichen anderen Spitexorganisationen eine grosse Freude bereiten.
Die letzten Wochen vor dem Umzug sind sehr intensiv, da die Projektarbeit mit dem Einpacken und Umräumen nun auch eine physische Komponente bekommt. Was ebenfalls erschwerend hinzu kommt, sind die sommerlichen Temperaturen, die nun langsam Einzug halten. Mit der Zeit wird es eine regelrechte Erholung, wenn man am neuen Standort arbeiten kann, da dort noch alles sehr ordentlich ist und die neuen Räumlichkeiten sehr gut klimatisiert sind. Doch auch am neuen Ort wird es mit fortschreitender Zeit immer etwas voller. Das neue Mobiliar wird sukzessive geliefert und die Aufbauarbeiten beginnen.
Zu dieser Zeit ist nun die gesamte Belegschaft in den Veränderungsprozess involviert und alle helfen im Rahmen ihrer Möglichkeiten mit, dieses Projekt so erfolgreich wie möglich zu Ende zu führen. Es ist auch allen Beteiligten klar, dass nun ein iterativer Prozess beginnt. Am neuen Ort werden wir uns erstmal ‹Einleben› müssen und es wird nicht von Beginn an alles perfekt sein. In diesem Zusammenhang sind alle gefordert und gefragt, Ihre Ideen und Inputs einzubringen, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufrechtzuerhalten.
Im nächsten Teil der Serie werden wir über den ‹grossen Umzug›, die ersten Wochen im Betrieb der neuen Geschäftsstelle und die Abgabe der alten Geschäftsstelle berichten.
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